Termeni și Condiții — HIR Workforce OS

Versiune: v2.0-draft Data emiterii: 2026-05-11 Status: DRAFT JURIDIC — necesită review avocat înainte de activare în producție Operator: HIR Workforce OS (denumit în continuare „Furnizorul") Contact: iulianm698@gmail.com Forma juridică: [VERIFICĂ AVOCAT: forma juridică oficială sub care este înregistrat HIR Workforce OS — PFA / II / SRL — și CUI/J corespunzător. Până la înregistrare oficială, prezentul document este emis în nume propriu de Iulian Moldoveanu, antreprenor individual.]

Disclaimer global. Acest document este o variantă preliminară de lucru. Înainte de lansarea fazei pilot (iulie 2026) și înainte de orice plată acceptată din partea unui Tenant, textul va fi revizuit și validat de avocat specializat în drept comercial / IT / GDPR. Până la validare, accesul la Platformă se face cu titlu de evaluare, fără garanții comerciale extinse și fără pretenții de exhaustivitate juridică. [VERIFICĂ AVOCAT: confirmă versiunea finală și marchează-o v1.0-prod înainte de prima factură emisă.]

1. Acceptarea termenilor

Prin crearea unui cont și utilizarea platformei HIR Workforce OS (denumită în continuare „Platforma" sau „Serviciul"), Utilizatorul confirmă că a citit, a înțeles și acceptă în integralitate prezentul document, precum și Politica de Confidențialitate (GDPR — vezi docs/legal/gdpr-data-processing.md).

Acceptarea se realizează prin bifarea explicită a casetelor de acord în fluxul de configurare cont (/setup):

bifa „Accept Termeni și Condiții" (obligatorie);
bifa „Accept Politica GDPR" (obligatorie);
bifa „Doresc să primesc comunicări de marketing" (opțională).

Furnizorul păstrează un jurnal de audit al consimțămintelor (tabela gdpr_consents: versiune, dată, IP, user-agent), conform Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR) art. 7 alin. (1) — sarcina probei consimțământului. [VERIFICĂ AVOCAT: dacă se cere acord parental sau acord soț/asociat în cazuri specifice — pentru SaaS B2B presupunem că Utilizatorul este reprezentantul autorizat al Tenantului.]

Dacă Utilizatorul nu este de acord cu oricare dintre prevederi, este obligat să nu utilizeze Platforma și să se delogheze.

2. Definiții

Utilizator — persoana fizică ce creează și operează un cont individual pe Platformă (rol: owner / admin / collaborator).
Tenant — entitatea juridică (firmă angajatoare, agenție de plasare autorizată ANOFM, cabinet de avocatură, consultant HR) în numele căreia Utilizatorul operează contul, identificată prin denumire + CUI + tip activitate.
Lucrător non-EU — cetățean dintr-un stat terț (non-UE / non-SEE / non-Elveția) pentru care Tenantul gestionează proceduri de încadrare în muncă pe teritoriul României, conform OUG 32/2026 (MO 335/27.04.2026), OUG 194/2002 (regimul străinilor), Codul Muncii (Legea 53/2003 republicată) și legislației conexe.
Conținut generat — documente, formulare, rapoarte, schițe de contracte, checkliste și alte ieșiri produse automat sau semi-automat de Platformă pe baza datelor introduse de Utilizator și/sau a modelelor de inteligență artificială integrate (denumit în continuare „AI").
Date personale — orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă, conform GDPR art. 4 pct. 1.
AI Legal Assistant — funcționalitate de asistență informativă pe legislație non-EU, bazată pe modele lingvistice externe (Anthropic Claude); nu constituie consultanță juridică profesionistă în sensul Legii 51/1995 (organizarea profesiei de avocat).
Plan tarifar / Tier — nivel de abonament (Start / Pro / Business sau echivalent) — [VERIFICĂ AVOCAT: confirmă numirea oficială a tier-urilor și prețurile finale; până la decizia comercială lockuită, prețurile NU se anunță public.]

[VERIFICĂ AVOCAT: completări la definiții specifice — eventual „Reprezentant convențional", „Subprocessor", „Cont de încercare" — în funcție de modelul final de vânzare.]

3. Obiectul serviciului

Platforma este un sistem operațional pentru angajatorii cu lucrători non-EU în România, pregătit pentru integrarea cu sistemul oficial workinromania.gov.ro atunci când acesta devine funcțional (estimat 8 august 2026, deadline 31 decembrie 2026, conform OUG 32/2026). Platforma nu este integrată momentan cu WorkinRomania.gov.ro și nu se prezintă ca atare.

Funcționalitățile principale (Wave 0 → Wave 3, în roll-out gradual):

Workforce tracking — gestionarea dosarelor de lucrători non-EU (date personale, documente, expiri, statusuri user-friendly: Activ / În proces / Expiră / Risc / Lipsesc documente).
Document vault — încărcare, indexare, parsing AI și clasificare scan-uri (pașaport, permis ședere, autorizație de muncă, viza D, CIM, aviz IGI, decizie ANOFM, fișă medicală, cazier judiciar etc.), cu izolare per tenant prin Row Level Security (RLS).
Compliance score — indicator agregat de conformitate per lucrător / per tenant, derivat din regulile docs/legal/rules/ cu citare la sursă oficială.
Document Generator — generare schițe de oferte ferme bilingv RO/EN și schițe CIM bilingv conform Codului Muncii art. 17 (vezi docs/legal/templates-research.md pentru clauze obligatorii). [VERIFICĂ AVOCAT: orice schiță generată automat NU se semnează fără review juridic — vezi clauza 7.]
AI Legal Assistant — chat informativ pe legislație non-EU; răspunsuri strict informative, NU consultanță juridică.
Alerts & checklists — notificări de termen pentru avize, prelungiri, permise, raportări (REGES, IGI, ANOFM).
Integrare workinromania.gov.ro — pregătită; activă doar după ce sistemul oficial oferă API public sau procedură interoperabilă.

Platforma nu înlocuiește consultanța juridică de specialitate, nu emite avize cu valoare juridică, nu reprezintă Tenantul în relația cu autoritățile (IGI, ANOFM, ITM, REGES, ANSPDCP). Verificarea finală a conformității oricărui document, declarație sau procedură rămâne responsabilitatea Tenantului și/sau a consilierilor săi juridici.

4. Drepturile și obligațiile Utilizatorului / Tenantului

4.1 Obligații

Utilizatorul/Tenantul se obligă:

să furnizeze informații reale, complete și actualizate (datele firmei, CUI, ocupații COR, datele lucrătorilor);
să păstreze confidențialitatea credențialelor de acces; este responsabil pentru orice acțiune efectuată prin contul său;
să nu utilizeze Platforma în scopuri ilegale, de fraudă, spălare de bani (Legea 129/2019), evaziune fiscală sau orice altă activitate contrară legii;
să respecte drepturile lucrătorilor non-EU, inclusiv obligațiile asumate prin OUG 32/2026, OUG 194/2002, Codul Muncii, Legea 156/2000 (pentru agenții de plasare);
să nu încarce documente cu conținut malițios (malware) și să nu efectueze tentative de acces neautorizat la resursele Platformei sau ale altor Tenanți;
să plătească abonamentul la termen, conform planului tarifar selectat;
să răspundă pentru exactitatea datelor introduse — Furnizorul nu validează la sursă (IGI / REGES / ANAF) corectitudinea fiecărei date.

4.2 Drepturi

Utilizatorul/Tenantul are dreptul:

la acces complet la funcționalitățile abonate, conform planului tarifar;
la asistență tehnică de bază prin canalele indicate pe Platformă (email, formular de contact);
la export al datelor proprii (CSV / JSON / ZIP) prin secțiunea /settings/gdpr;
la solicitare de ștergere a contului și a datelor asociate, conform Politicii GDPR (clauza 10);
la confidențialitatea datelor sale față de alți Tenanți (garantată prin RLS multi-tenant la nivel de bază de date).

4.3 Proprietatea datelor

Datele introduse de Tenant (date despre firmă, lucrători, documente încărcate, note, configurări) rămân proprietatea exclusivă a Tenantului. Furnizorul are dreptul să prelucreze aceste date strict în scopul oferirii Serviciului, conform Politicii GDPR. La închiderea contului, datele se șterg sau anonimizează în condițiile clauzei 10.

[VERIFICĂ AVOCAT: clauze adiționale dacă Utilizatorul este agent de plasare autorizat ANOFM (Legea 156/2000) și operează în numele unui terț — angajator final; răspunderea solidară versus mandantă trebuie clarificată.]

5. Drepturile și obligațiile Furnizorului

5.1 Obligații

Furnizorul se obligă:

să asigure disponibilitatea Platformei cu un target de uptime de 99.5% lunar [VERIFICĂ AVOCAT: SLA exact — recomand 99.5% lunar excluzând fereastra de mentenanță planificată; pentru tier Business eventual 99.9%], excluzând fereastra de mentenanță planificată anunțată cu cel puțin 48h în avans;
să efectueze backup-uri zilnice ale bazei de date (retenție minim 7 zile prin Supabase Point-in-Time Recovery);
să comunice incidentele de securitate sau indisponibilitate în maxim 24h de la detecție [VERIFICĂ AVOCAT: pentru incidente cu date personale, termenul GDPR este 72h către ANSPDCP — vezi GDPR art. 33; menținem 24h pentru notificare Tenant];
să mențină măsurile de securitate descrise în Politica GDPR (clauza 8 GDPR-policy);
să nu folosească datele Tenantului în scopuri proprii de marketing sau analitice fără consimțământ separat.

5.2 Drepturi

Furnizorul are dreptul:

să suspende imediat conturile care încalcă obligațiile, cu notificare ulterioară;
să modifice funcționalitățile Platformei, cu notificare prealabilă pentru modificări materiale;
să utilizeze date agregate și anonimizate pentru îmbunătățirea produsului (ex. metrici de utilizare, rate de eroare AI parser);
să refuze înregistrarea unui Tenant pentru motive de risc legal sau reputațional.

[VERIFICĂ AVOCAT: clauză specifică privind măsuri tehnice și organizatorice (TOM) — anexă DPA detaliată; recomand să o producem ca document separat semnabil de Tenant la prima logare.]

6. Plată și abonament

6.1 Planuri tarifare

Platforma oferă mai multe niveluri de abonament. Planurile, prețurile și funcționalitățile incluse sunt comunicate în Platformă (/pricing) și/sau prin oferte scrise individuale. [VERIFICĂ AVOCAT: nu se anunță prețuri publice până la decizia comercială lockuită; până atunci toate ofertele sunt individuale, prin email.]

6.2 Procesare plată

Plățile se procesează prin furnizori specializați autorizați pe piața din România:

Netopia Payments sau VivaWallet [VERIFICĂ AVOCAT: confirmă procesatorul final selectat; ambii sunt sub reglementare BNR și au DPA disponibil. NU folosim Stripe la momentul acestei versiuni.];
date carduri NU sunt stocate de Furnizor; toate informațiile financiare sensibile rămân la procesator (PCI-DSS responsabilitate procesator).

6.3 Facturare

Facturile se emit lunar sau anual, conform planului ales. Termenul de plată este 15 zile de la emiterea facturii [VERIFICĂ AVOCAT: termen standard piață RO B2B SaaS; pentru clienți enterprise eventual 30 zile la cerere], după care contul se suspendă automat dacă plata nu este recepționată.

6.4 Refund și anulare

Tenantul poate anula abonamentul oricând. Garanție rambursare:

prima factură: rambursare integrală în 14 zile calendaristice de la plată, fără justificare, dacă Tenantul nu a generat documente în Platformă (Legea 449/2003 privind protecția consumatorilor nu se aplică direct la B2B, dar oferim garanție comercială voluntară) [VERIFICĂ AVOCAT: confirmă politica refund pentru B2B vs B2C; pentru Tenant persoană fizică autorizată sau PFA, drepturile consumator pot fi aplicabile];
facturile ulterioare: non-refundabile, dar Tenantul poate anula reînnoirea oricând, iar accesul rămâne activ până la finalul perioadei plătite.

6.5 Modificări tarifare

Furnizorul poate modifica prețurile cu notificare prealabilă de 30 de zile. Pentru abonamente anuale plătite în avans, prețul se aplică la următoarea reînnoire.

7. Limitarea răspunderii

Platforma este oferită „așa cum este" („as-is"), cu efort rezonabil pentru disponibilitate și acuratețe. Furnizorul nu garantează:

absența erorilor în Conținutul generat (inclusiv schițe de contracte, oferte ferme, parsing AI de documente);
că orice document generat automat va fi acceptat de o autoritate publică (IGI, ANOFM, ITM, ANAF, REGES) fără ajustări sau completări;
continuitatea perfectă a serviciului în cazul unor incidente externe (cloud provider, modificări legislative survenite brusc, atacuri cibernetice externe);
că răspunsurile AI Legal Assistant sunt complet, exacte sau aplicabile cazului specific al Tenantului — răspunsurile sunt informative și pot conține erori (halucinații AI).

7.1 Plafon răspundere

Răspunderea totală a Furnizorului față de un Tenant este limitată la suma plătită de acel Tenant în ultimele 12 luni pentru abonamentul activ. Furnizorul nu răspunde pentru:

daune indirecte;
pierderi de profit, oportunitate sau venit;
prejudicii reputaționale;
sancțiuni impuse Tenantului de autorități (ITM, IGI, ANSPDCP) ca urmare a deciziilor luate pe baza Conținutului generat;
prejudicii cauzate de utilizarea incorectă a Platformei de către Utilizator.

7.2 Excluderi AI

Conținutul generat de AI Parser, AI Legal Assistant și Document Generator este schiță. Tenantul recunoaște și acceptă că:

orice schiță de contract, ofertă fermă, anexă etc. trebuie validată juridic înainte de semnare;
AI Legal Assistant nu înlocuiește consilierul juridic; răspunsurile sale nu constituie consultanță juridică în sensul Legii 51/1995;
decizia finală privind orice procedură administrativă, contract, document oficial sau act juridic aparține integral Tenantului și/sau consilierilor săi.

[VERIFICĂ AVOCAT: limitări specifice pentru AI hallucinations — recomand clauza distinctă de disclaim al răspunderii pentru output AI, semnată separat de Tenant la prima utilizare a Document Generator.]

7.3 Excluderi forță majoră

Vezi clauza 11.

8. Confidențialitate și date personale

Datele sunt găzduite pe infrastructură europeană (Supabase — eu-central-1 / Frankfurt) cu izolare per tenant prin Row Level Security (RLS). Detaliile complete privind prelucrarea datelor cu caracter personal sunt prevăzute în Politica de Confidențialitate (GDPR) (vezi docs/legal/gdpr-data-processing.md), care face parte integrantă din prezentul acord.

În rezumat:

Furnizorul este Operator de date pentru contul Utilizatorului (email, autentificare, audit);
Furnizorul este Persoană împuternicită (Data Processor) pentru datele lucrătorilor non-EU prelucrate în numele Tenantului — Tenantul fiind Operator;
Acordul de prelucrare (DPA) este parte integrantă, conform GDPR art. 28;
Operator legal: HIR Workforce OS, reprezentant Iulian Moldoveanu [VERIFICĂ AVOCAT: adresa sediu social oficial — necesită completare după înregistrare juridică; recomand sediu RO pentru claritate jurisdicție].

9. Proprietate intelectuală

Codul, designul, structura bazei de date, șabloanele (templates), conținutul propriu al Platformei, mărcile și logo-urile asociate sunt proprietatea exclusivă a Furnizorului. Utilizatorul primește un drept neexclusiv, netransferabil, revocabil de utilizare pe durata abonamentului.

Tenantul nu are voie să:

copieze, modifice, decompileze sau reverse-engineereze Platforma;
creeze servicii concurente pe baza accesului la Platformă;
folosească Platforma pentru benchmarking sau comparații publice fără acord scris;
utilizeze AI Legal Assistant pentru a antrena modele AI proprii.

[VERIFICĂ AVOCAT: clauze IP specifice pentru Conținut generat — proprietate Tenant asupra documentelor produse cu input-ul său; HIR păstrează IP asupra template-urilor și engine-ului.]

10. Reziliere și suspendare

10.1 De către Utilizator/Tenant

oricând, prin opțiunea „Șterge contul" din /settings/gdpr sau prin solicitare scrisă către iulianm698@gmail.com;
grace period: 30 de zile calendaristice de la cerere, în care contul devine inaccesibil dar datele sunt recuperabile la cerere;
după 30 zile: ștergere ireversibilă sau anonimizare, conform Politicii GDPR;
date păstrate pentru obligații legale (audit, contabilitate — Legea 82/1991 cere 10 ani pentru documente contabile) [VERIFICĂ AVOCAT: confruntare GDPR art. 5(1)(e) minimizare vs L. 82/1991 — recomand păstrare documente contabile 10 ani, restul date 24 luni post-close pentru audit, apoi ștergere].

10.2 De către Furnizor

în caz de încălcare gravă a termenilor: fraudă, utilizare pentru spălare de bani, încărcare conținut ilegal, abuz repetat al Platformei, neplată după notificare — suspendare imediată posibilă;
pentru neplata abonamentului: suspendare după 15 zile de la termen, încetare după 30 zile;
pentru încălcări non-grave: notificare cu termen de remediere de 7 zile lucrătoare înainte de suspendare.

[VERIFICĂ AVOCAT: definirea „încălcării grave" — recomand listă exhaustivă în Anexa A pentru a evita interpretări abuzive.]

10.3 Efecte reziliere

La reziliere:

Tenantul poate exporta datele timp de 30 zile;
accesul devine inactiv;
facturile emise rămân datorate;
clauzele privind confidențialitatea, IP, limitarea răspunderii și jurisdicția supraviețuiesc rezilierii.

11. Forță majoră

Furnizorul nu răspunde pentru neîndeplinirea obligațiilor cauzată de evenimente de forță majoră, conform Codului Civil art. 1351:

calamități naturale, conflicte armate, pandemii, decizii guvernamentale imprevizibile;
întreruperi globale ale furnizorilor de cloud (Supabase, Vercel, Anthropic) sau ale rețelei publice de internet;
atacuri cibernetice masive externe (DDoS, exploit zero-day la nivel platformă cloud);
modificări legislative survenite brusc care fac imposibilă executarea contractului (ex. OUG care interzice anumite procesări).

Partea afectată notifică cealaltă parte în maxim 5 zile de la apariția evenimentului. Dacă forța majoră durează peste 60 de zile, oricare parte poate rezilia contractul fără penalități.

12. Lege aplicabilă și jurisdicție

Prezentul acord este guvernat de legea română. Orice litigiu derivat din sau în legătură cu acesta va fi soluționat pe cale amiabilă în termen de 30 de zile de la notificarea scrisă a uneia dintre părți; în caz contrar, competente sunt instanțele judecătorești din [VERIFICĂ AVOCAT: oraș sediu social Furnizor — implicit București dacă sediul se înregistrează aici; alternativ Cluj-Napoca / Iași / etc. în funcție de decizia comercială. Pentru Tenant consumator, regulile speciale de jurisdicție din Codul de procedură civilă art. 113 pot prevala].

13. Modificări ale termenilor

Furnizorul poate actualiza prezentul document. Modificările materiale (care afectează drepturi/obligații, prețuri, prelucrare date) vor fi notificate Utilizatorilor cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare, prin:

email la adresa de cont;
notificare în Platformă la următorul login;
update marcator versiune (ex. v2.0 → v2.1).

Continuarea utilizării după data de aplicare constituie acceptare a noii versiuni. Pentru modificări care afectează prelucrarea datelor personale, se re-solicită consimțământ explicit conform GDPR art. 7.

[VERIFICĂ AVOCAT: notificare prin pop-up cu accept obligatoriu vs auto-acceptare prin continuare utilizare — confruntare practici GDPR.]

14. Diverse

Indivizibilitate clauze: dacă o clauză este declarată nulă, restul rămâne în vigoare; părțile se obligă să negocieze o clauză substitutivă valabilă.
Limba autentică: RO; versiunile bilingve (EN, alte limbi) sunt traduceri de curtoazie, fără valoare juridică, în caz de discrepanță prevalează RO.
Cesiune: Furnizorul poate cesiona drepturile și obligațiile către o entitate afiliată sau successor în business (cu notificare); Tenantul nu poate cesiona fără acord scris.
Comunicare oficială: prin email la iulianm698@gmail.com [VERIFICĂ AVOCAT: recomand setarea adresei legal@hir-workforce.ro după achiziția domeniului — adresă dedicată notificări legale, GDPR și suspendări].
Înregistrare RECOM: odată cu înregistrarea SRL, se va adăuga numărul de înregistrare la registrul comerțului [VERIFICĂ AVOCAT: J/CUI/sediu social — completare obligatorie la momentul T-zero comercial].

15. Contact

Denumire: HIR Workforce OS
Reprezentant: Iulian Moldoveanu
Email general: iulianm698@gmail.com
Email GDPR / legal: iulianm698@gmail.com (sau dpo@hir-workforce.ro după domeniu)
Adresă sediu social: [VERIFICĂ AVOCAT: completare obligatorie după înregistrare juridică; până atunci se folosește adresa de corespondență declarată în actele constitutive]
CUI / J: [VERIFICĂ AVOCAT: completare post-înregistrare]

Notă finală: Acest document este o variantă preliminară de lucru (v2.0-draft, 2026-05-11). Forma finală, validată juridic, va primi marcatorul v1.0-prod și va fi publicată înainte de încheierea fazei pilot (iulie 2026), urmând a fi notificată tuturor Utilizatorilor activi.

Sursă referințe: OUG 32/2026 (MO 335/27.04.2026), OUG 194/2002 republicat, Codul Muncii (Legea 53/2003 republicat), Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR), Legea 190/2018, Codul Civil (Legea 287/2009), Legea 51/1995, Legea 156/2000, Legea 449/2003, Legea 82/1991, Legea 129/2019.